مهام أمين المخزن وما هو الوصف الوظيفي لأمين المخزن

Alaa Arafat 09/09/2023

0 2 دقائق

المخزن هو جزء أساسي لأي شركة، بل يعد هو الجزء الأصعب بها، فإذا لم يكن هناك اهتمام به فستهلك الشركة مواردها، وبالتالي قد يتسبب لها في العديد من الخسائر، من هنا تأتي أهمية وظيفة أمين المخزن، الذي لابد أن يكون على دراية كبيرة بأهمية هذا المنصب، وما هى المهان التي يكون مسؤول عنها، وخلال مقالنا اليوم سنناقش بالتفصيل مهام أمين المخزن.

الوصف الوظيفي لأمين المخزن

يمكن القول بأن أمين المخزن هو شخص مسؤول ومكلف من قبل الشركة لمتابعة المخازن، بحيث يكون على دراية كاملة بكل وارد وخارج من المخزن وتسجيله باستمرار.

وبذلك تكون الشركة على معرفة بمخزونها بكل سهولة، وتأتي النقطة الأهم لمهام أمين المخزن، ألا وهى التنظيم، فيجب أن يهتم أمين المخزن بتنظيم المخازن بالشكل الذي يسهل عليه الوصول إلى ما يبحث عنه بكل بساطة.

الغرض من وظيفة أمين المخازن

تحتاج الشركات والمؤسسات الكبيرة إلى وجود أمين مخازن، من أجل رصد ومعرفة حركة المخازن بصورة منظمة، فــ بالتنظيم يسهل الوصول لأي شيء بشكل سهل وسريع، دون الحاجة لاستهلاك مزيد من الوقت في البحث عن ما تحتاجه الشركة.

وهناك دوٌر هام جدًا لأمين المخزن يجب لفت النظر إليه، ألا وهو إبلاغ إدارة المشتريات إذا وجد نقص في المواد الخام اللازمة للتصنيع، وبالتالي تسعى الشركة إلى توفير المواد الخام الضرورية في أسرع وقت.

وهو ما يحميها من التعرض لأي خسائر أو استهلاك المزيد من الوقت، تقع على عاتق أمين المخزن أيضًا كافة محتويات المخزن،

فكل ما هو موجود بالمخزن يعد مسؤوليته أي في عهدته، فعليه ألا يغفل عنه أبدًا، وأن يكون على علم بكل كبيرة وصغيرة داخل المخزن.

مهام أمين المخزن

سنوضح فيما يلي أبرز المهام الرئيسية لأمين المخزن:

أول ما ينبغي أن يهتم به أمين المخزن من المهام الوظيفية، هو إدارة المخزن وفقًا لاستراتيجية وخطة الشركة التي يعمل بها.
على أمين المخزن الحفاظ على كافة الموارد الموجودة بالمخزن، سواء مرتجعات أو مواد خام أو منتجات للشركة.
يشترط على أمين المخزن أن تأتيه أوامر الصرف من الإدارة، أي ليس له الحرية في صرف ما يريد، ولكن عليه الالتزام بصرف البنود الواردة في أوامر الصرف فقط.
على أمين المخزن الاهتمام بكل ما هو وارد من المواد الخام، مع التوقيع بالاستلام.
يجب على أمين المخزن استقبال المرتجعات من العملاء أو المتاجر، وفقًا لخطة الشركة.
على أمين المخزن أن يكون على مستوى عالي من الكفاءة، فعليه التفكير جيد لوضع خطة تنظيمية للمخزن تساعده في استغلال كافة المساحات الفارغة بالمخزن.
يجب على أمين المخزن، تخزين كل بند بالصورة الصحيحة له، فهناك أشياء يحتاج تخزينها إلى تهوية جيدة، وبالتالي عليه توفير المكان المناسب لها.
الحرص على ترتيب كافة المنتجات الموجودة بالمخزن بصورة منظمة، على أن يتم تصنيف المنتجات الواردة وفرزها في الجزء أو المكان الذي تم تخصيصه لها بناًء على الخطة التخزينية، المتفق عليها مع الشركة.
يجب على أمين المخزن أن يصرف المواد الخام، وفقًا لأوامر الصرف لقسم التصنيع.
ينبغي على أمين المخزن ضرورة تسجيل كل ما هو متوفر من مواد في المخزن على الحاسب الآلي، وعند صرف أيًا من هذه المواد يقوم بإنقاص العدد عبر الحاسب الآلي، وبالتالي يتمكن الجميع من معرفة حركة المخزن بشكل سهل وسريع.
يجب على أمين المخزن الاهتمام بالنظافة، تجنبًا لظهور أية حشرات داخل المخزن، قد تسبب ضررًا على المواد الموجودة بالمخزن، وهو ما يسبب خسائر كبيرة للشركة، وبالتالي سيؤثر ذلك بالسلب على أمين المخزن، ويعرضه للعديد من المشاكل.
على أمين المخزن عرض المنتجات الأقل استهلاكًا، على الأقسام المعنية بالشركة.
ينبغي على أمين المخزن وضع خطة ونظام للسلامة، ويتم ذلك بوضع خطة محددة لتفادي وقوع أي حوادث بالمكان، فعليه بتوفير طفايات حريق، ووضع أجهزة تحقق من الحرائق.
يجب أن يهتم أمين المخزن بفرز كل ما هو وارد للمخزن، حتى يتأكد من سلامتها ومطابقتها للمعايير والشكل المتعارف عليه.
يجب على أمين المخزن أن يهتم بعمل جرد مع مديره المباشر، بشكل أسبوعي.

يجب على أمين المخزن أن يهتم بوضع رقم متسلسل، على كل المواد الموجودة بالمخزن.
يجب أن يهتم أمين المخزن بالإشراف، ومتابعة العمال الآخرين الموجودين بالمخزن.
ينبغي على أمين المخزن أرشفة كل المستندات المقدمة، مع ضرورة الحفاظ عليها حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة فيما بعد.
على أمين المخزن أن يكون على علم ووعي كامل بأن وظيفته ليست بالمهنة السهلة، فهى مسؤولية وأمانة كبيرة تقع على عاتقه، ففي حال حدوث أي تغافل، فقد يسبب ذلك كارثة كبيرة للشركة، وبالتالي سيسبب أضرار ومشاكل كبيرة لأمين المخزن، فعليه التحلي بكل ما يؤهله لهذه الوظيفة، وأن يعد نفسه بالشكل السليم حتى يكون ناجحًا في وظيفته.
على أمين المخزن أن يكون لديه مستوى معين من التعليم، والخبرة المهنية.