مفهوم العلاقات العامة ودورها في النهوض بالمؤسسة 2024

سنوضح مفهوم العلاقات العامة طبقا للمعايير المختلفة عبر محيط  وسنتطرق في هذا الموضوع ليس فقط إلى مفهوم العلاقات العامة أو تعريفها، ولكن إلى أهداف العلاقات العامة، ودورها، ومن ثم أنواع العلاقات العامة ومبادئها، وأخيراً دور موظف العلاقات العامة في تطبيق ذلك.

شاهد الزوار: بحث عن الفرق بين الرؤية والرسالة

مفهوم العلاقات العامة

• تعد من الوظائف الإداريّة التي قد تُساعد في التواصل مع الجمهور و العملاء، وذلك عن طريق ربط طبيعة عمل المؤسسة مع الآراء الخاصة بعموم الجماهير.
• يتم تعريفها أيضاً، بالنشاط الذي تقوم بهِ الإدارة الخاصة بالمؤسسة لتعرف الناس بطبيعة عملها، وذلك من خلال مجموعة من وسائل الاتصال والإعلان المتاحة لكي تقوم بتطبيق الرؤية الخاصة بها.
• تهتم بقياس مدى رضاء العميل عن الخدمات أو السلع المقدمة لهم.
• هو فن إدارة و اختيار الوسيلة المناسبة للتواصل مع الجمهور، وتطبيقه يعتبر علماً قائماً بذاتهِ.
• وفقاً لمفهوم الجمعية الدولية أنها وظيفة إدارية دائمة ومنظمة.
• المؤسسات العامة أو الخاصة تحاول عن طريق العلاقات العامة أن تحقق التفاهم والمشاركة والتأييد مع جميع من تتعامل معه.
• يجب على المؤسسة أن تتحرى رأي الجمهور تجاهها وتتعامل معه بسياستها.
• تعمل على الوصول إلى التعاون عن طريق تطبيق برامج الإعلام الشامل، مما يحقق جميع المصالح المشتركة.
• هي فن الإدارة الذي يقوم على أسس علمية.

يمكنك قراءة: مبادئ و أهداف التخطيط

ماهو دور العلاقات العامة

تقصي الحقائق

• يكمن دورها في المؤسسة في أنها تقوم بتقصي الحقائق حول المؤسسات الأخرى.
• تقصي الحقائق يجعل المؤسسة على دراية بنقاط القوة أو الضعف لدى المؤسسات الأخرى المنافسة لها.

التخطيط والبرمجة

• تبدأ هذه المرحلة فور الانتهاء من تقصي الحقائق.
• هذه المرحلة تترتب على النتائج التي توصلت إليها العلاقات العامة من تقصي للحقائق.
• يتم وضع الخطط طويلة المدى لنقل تصور ذهني ملائم للمؤسسة ومختلف عن المؤسسات الأخرى.

الإتصال والتنفيذ

• تأتي مرحلة الإتصال والتنفيذ بعد مرحلة التخطيط للخطط المناسبة والمتوسطة ولكنها طويلة المدى.
• تقوم بتوظيف وسائل الإتصال المناسبة للخطط التي وضعتها العلاقات العامة.
• يتم اختيار وسائل الإتصال بناءأً على المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة الموضوعة.
• أمثلة لوسائل الإتصال: الاجتماعات، واللقاءات، والمؤتمرات.

وسائل العلاقات العامة

• البريد المباشر.
• الصحف والمجلات.
• المدونات.
• برامج التلفزيون.
• مواقع الويب.
• الراديو.
• التليفونات والرسائل.

لا يفوتك: ماهية الفرق بين المؤسسة والشركة

أنواع العلاقات العامة 

تنقسم إلى داخلية وخارجية، بحيث يكون لكل منها المهام والأدوار التي يختص كلاهما بالمساهمة في تحقيق الخطط والاستراتيجيات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة أو المنظمة:-

أولاً: العلاقات العامة الخارجية

هي كل الأنشطة التي تقوم به الشركة خارجياً بهدف تقوية علاقة الشركة بالجمهور، وعلى سبيل المثال:

• أنشطة المؤسسة الخارجية.
• وسائل التواصل الخارجية والتي تتمثل في الصحافة والإعلام.
• الإستقبال الجيد لعملاء وضيوف المؤسسة أو الشركة.
• الندوات الخارجية التي تقام تبع المؤسسة أو الشركة.
• العلاقات الجيدة بوسائل الصحافة والإعلام  بحيث تكون على تواصل مستمر مع المؤسسة أو الشركة.
• وسائل الإعلام والصحافة لبناء العلاقات العامة الخارجية يعمل على تذكير الجمهور دوما باسم شركتك أو مؤسستك ويقويها سمعتها، ويزيد من أرباحها.

أولاً: العلاقات العامة الداخلية

لا تقل العلاقات العامة الداخلية أهمية أبداً عن العلاقات العامة الخارجية، وذلك نظراً لأن النجاح في البداية ينشأ من داخل المنظمة أو المؤسسة أو الشركة أولاً، ويتم ذلك من خلال:-

• توضح أهداف المؤسسة لكافة الموظفين.
• توضح دور كل موظف داخل المؤسسة في تحقيق كل هدف من أهدافها.
• تساعد الموظفين في استيعاب كيفية الوصول للهدف.
• تتيح الفرصة لكافة الموظفين في المؤسسة المشاركة في وضع الأهداف عن طريق سماع إقتراحاتهم وأفكارهم.
• تعمل على بناء وتقوية علاقة الموظفين بالشركة.
• تعمل على مشاركة الموظفين في قرارات الشركة لزيادة ثقتهم، وفرصة استمرارهم فيها، وأيضا تصميمهم على تحقيق أهدافها.
• تعمل على تشجيع الموظفين في المؤسسة على تحسين صورة المؤسسة وإظهارها بصورة جيدة لدى عملائها.
• تهتم بموظفي الشركة أو المؤسسة وتلبي احتياجاتهم.
• يكون جميع العاملين والموظفين بالشركة على دراية بكل ما يخص الشركة من أنشطة.
• تتيح للموظفين معرفة إيجابيات أو سلبيات الشركة.
• تعمل على إبعاد الموظفين عن المهام الخارجة على نطاق أعمالهم وقدراتهم.
• يساهم التوظيف الجيد للعلاقات العامة في عكس صورة إيجابية عن الشركة ومن ثم زيادة نجاحها.

مبادئ العلاقات العامة

• تحاول أن تكسب ثقة الجمهور.
• تحافظ على المصداقية.
• تعمل على توعية وتثقيف الجمهور.
• توفير وسائل الإعلان المناسبة.
• تسعى إلى عدم التعارض مع أهداف المجتمع.
• تتقصى الحقائق، وتسعى لعدم إخفائها.
• تسير على نهج علمي.
• تسعى إلى التنظيم، والتعاون.
• تعتمد على الأخلاق.
• تعتمد على التفاعل مع الجمهور.
• تحترم حرية الرأي والتعبير.
• خلق روح التعاون بين العاملين بالمؤسسة.
• من أهم المبادئ إرضاء العميل.
• تسعى للبحث عن أنسب طرق التعامل بين المؤسسة والجمهور الداخلي والخارجي.
• تسعى إلى مراعاة القيم الأخلاقية والمجتمعية والقانونية.
• تحرص على تقديم عروض جديدة باستمرار لإرضاء العملاء.
• تدعم المشاركة في اتخاذ القرارات.
• تعمل على بناء وسائل إتصالات مع الوظائف الإدارية وبصفة خاصة، الإنتاج والتسويق.
• تدعم التنمية الإقتصادية المحلية.

هدف العلاقات العامة

• من أهم الأهداف الحفاظ على سمعة جيدة للعلامة التجارية.
• تهدف إلى علاقات جيدة مع الجمهور.
• أن تتعرف على مكانة الشركة في أرض الواقع.
• تسعى إلى توسيع دائرة العلاقات مع العملاء الجدد.
• تهدف إلى توطيد العلاقة بين الشركاء والمستثمرين.
• تحقيق الثقة بين المؤسسات.
• اندماج العلاقات بين الموظفين وأصحاب المصالح الأخرى.

يمكنك الاطلاع على:  الهدف من الوظيفة في الشركات والمنشآت 2024

دور موظف العلاقات العامة

• يعد متحدث رسمي باسم الهيئة أو المؤسسة أو الشركة.
• يقوم بوضع استراتيجية معينة للاتصالات.
• يختص بالتواصل مع الصحافة وتزويدها بأخبار المؤسسة.
• يختص بكتابة وتوزيع البيانات الصحفية.
• إقامات علاقات تتسم بالودية مع الجمهور أو العاملين و الموظفين أو غيرهم من داخل المؤسسة وخارجها.
• يكون مسئولاً عن المطبوعات المختلفة من إعدادها إلى الإشراف عليها.
• يقوم بالعمل على توظيف الوسائل الاتصالية مراعياً في ذلك المدة الزمنية التي قد تحتاجها الخطة التي تم تحديدها.
• يقوم بالتوقع والتحليل والتفسير لمواقف الجمهور والرأي العام تجاه العلامة التجارية الخاصة بالمؤسسة.
• يكتب الخطط الخاصة بوسائل الإعلام الحرة أو المكتسبة.
• يخطط لدعم كل حملة خاصة بالعلامة التجارية.
• يختص بصياغة وكتابة الخطابات.
• يختص بالتخطيط والتنفيذ للعلاقات الإعلامية والتوعية العامة.
• يكتب المحتوى الخاص بالويب سواء كانت مواقع داخلية أو خارجية.
• يتعامل موظف العلاقات العامة مع وسائل التواصل الاجتماعي فيما يخص العلامة التجارية.
• يشارك  في التطوير الخاص باستراتيجية أزمة العلاقات العامة.
• يقدم المشورة لموظفي المؤسسة  في السياسات ومسار العمل ومسئولية المنظمة ومسئوليتهم.
• يتعامل مع كافة الجهات الحكومية والتشريعية بالنيابة عن المؤسسة.
• يتعامل مع المجموعات العامة والمؤسسات الأخرى في السياسات الاجتماعية و سياسات المؤسسة وتشريعاتها.
• يقوم بالتعامل مع العلاقات الخاصة بالمستثمرين.